Tutti noi utilizziamo i motori di ricerca, Google su tutti, come uno strumento oramai indispensabile per ogni tipo di attività suInternet, sia essa legata alla professione che all’entertainment ,  ma pochi nei propri ambienti di lavoro utilizzano strumenti di ricerca delle informazioni.

Se ci fermiamo un attimo a pensare quanto tempo perdiamo nel dover recuperare un documento od un informazione che abbiamo salvato da qualche parte del nostro PC o sulla rete aziendale, ed è probabile che questa operazione di ricerca la ripetiamo più volte.
Già risulta difficile per chi, singolo e/o società  è estremamente preciso nell’archiviare i documenti, infatti il tipico metodo di archiviazione ed il conseguente percorso mentale per il recupero è legato al tipico tree-view del file system del proprio sistema operativo, immaginiamoci per chi preciso non lo è.

Pensiamo ad una azienda con centinaia di migliaia di documenti in vari formati :

Non strutturati:
File che contengono prevalentemente informazioni basate su testo.
Includono file di testo, creati con word processor, PDF, e-mail e qualsiasi formato usato per creare documenti.
Non esiste una reale struttura per questi file e le relazioni esistenti al loro interno sono rare.

Parzialmente strutturati
Si tratta di file che contengono un mix fra informazioni basate sul testo ed altre su data-base quindi con una struttura di base. Sono quelli che includono file HTML e XML

Strutturati
Sono quei formati dove il contenuto è totalmente strutturato mediante relazioni, si parla quindi applicazioni gestionali con ERP, CRM

Ed è qui che ci viene in aiuto la tecnologia denominata Enterprise Search Engine.

In genere si tratta di installare un programma desktop (comunque nella maggio parte dei casi è possibile operare anche con interfacce web) sul proprio PC con il quale si procede all’ indicizzazione dei propri file e documenti (e-mail, documenti di office, pdf,etc…) ed utilizzando il quale in modo estremamente semplice è possibile recuperare dati ed informazioni con estrema rapidità.
Nella ricerca si è aiutati da opzioni come ad esempio nel caso delle e-mail possono essere :

• Testo
• Data/Periodo
• From
• To
• Subject

Tutto il resto dei documenti "aziendali" dispersi sui vari file server vengono indicizzati dalla parte enterprise, a questo punto ogni utente potrà collegare il suo desktop all’indice creato dalla parte enterprise e poter così effettuare ricerche sia sui propri documenti che su quelli della rete aziendale.

In ogni caso ognuno potrà accedere ad un particolare documento solo se è abilitato, rispettando le regole definite dall’amministratore di sistema

Ecco un elenco dei benefit legati all’introduzione di questa tecnologia:

• I documenti prima "sparsi" all’interno dei server adesso assumo un’ordine e diventano a tutti gli effetti la knowledge base aziendale.
• Accedere alle informazioni sepolte nei sistemi legacy o archiviate – solo perchè un sistema non è in uso non significa le informazioni in esso contenuto non siano utili.
• Condividere le informazioni con le più svariate figure aziendali rendendo disponibili le informazioni a che ne ha bisogno, in modo che possa prendere le migliori decisioni.
• Evita di creare duplicazioni di documenti.

In azienda da mesi stiamo testando i prodotti dei maggiori vendor e devo dire che a parte alcune differenze fra di loro soprattutto legate al modo con cui vengono presentate le informazioni, vi assicuro una volta che iniziate ad utilizzare questo tipo di servizio difficilmente potrete rinunciarvi.